Les fonctionnalités essentielles de Microsoft Teams pour la transformation digitale

Microsoft Teams

Publié le : 03 octobre 20236 mins de lecture

La plateforme Microsoft Teams a pour objectif d’offrir à ses utilisateurs la possibilité de travailler collectivement en direct. Celle-ci permet également le partage de fichiers ainsi que la collaboration sur des projets.

Les destinataires de l’application et ses fonctionnalités

L’application Microsoft Teams a vocation à être utilisée par de nombreuses organisations. En l’occurrence, il peut tout à fait s’agir de PME, de grandes entreprises ou encore d’organisations à but non lucratif. Il est possible de la compléter par Powell Teams. Quelle que soit la taille des équipes, la plateforme est capable de satisfaire l’ensemble des besoins.

L’éducation, la santé, le gouvernement, la finance font partie des secteurs d’activité qui peuvent en tirer un grand bénéfice. Utiliser l’application Microsoft Teams, c’est opter pour un des meilleurs outils de collaboration qui existe, que ce soit pour les petites ou les grandes équipes.

Avec Teams, il est possible d’obtenir un espace de chat tant pour les conversations de groupe que pour les celles individuelles. S’ils souhaitent que les discussions soient organisées par sujet ou projet, les utilisateurs ont la possibilité de créer des canaux. Il en résulte une meilleure communication et un suivi des conversations précis.

La messagerie intégrée présente l’avantage d’accepter les GIF, les emojis, le partage de fichiers. Par ailleurs, les mentions sont également prises en charge, si bien que les échanges font preuve de davantage de dynamisme et d’interactivité.

En ce qui concerne les appels et les visioconférences, des fonctionnalités d’appels audio et vidéo sont intégrées à la plateforme. De cette manière, il est possible de passer des appels individuels ou en groupe pour les utilisateurs.

Outil indispensable aux réunions à distance, la visioconférence permet de recevoir jusqu’à 10 000 participants. Le partage d’écran est envisageable pour les utilisateurs. Il en va de même pour les outils de présentation interactifs destinés aux réunions.

Les utilisateurs ont la possibilité de travailler ensemble sur des documents, dans la mesure où Teams peut s’adapter aux applications Office 365. Cette possibilité s’étend également aux présentations en temps réel ainsi qu’aux feuilles de calcul. Grâce à OneDrive, le stockage s’effectue sans aucune difficulté.

De plus, celui-ci profite d’une sécurité élevée et les données sont synchronisées en permanence. Le travail en équipe s’en trouve singulièrement amélioré. En outre, il y a moins de risque de travailler avec des versions obsolètes concernant les documents.

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Les applications tierces et les avantages de l’application

L’intégration d’applications tierces s’effectue sans problème avec Microsoft Teams. On peut penser notamment à Trello, GitHub, ou encore Asana. Celles-ci permettent, sans l’ombre d’un doute, d’obtenir des améliorations au niveau de la collaboration et de la productivité. L’utilisation et l’accès à ces applications sont directement disponibles à partir de Teams, sans se déconnecter.

Sur le plan de la collaboration en entreprise, Teams a de nombreux atouts à faire valoir. Les outils de chat, de messagerie et de visioconférence permettent la simplification des échanges entre les collaborateurs. Les utilisateurs bénéficient d’une flexibilité et d’une mobilité importantes étant donné que Teams est accessible sur mobile. Ils peuvent ainsi travailler à distance quel que soit l’endroit où ils se trouvent.

L’intégration avec Office 365 ainsi que d’autres applications donne la possibilité de gagner du temps et de l’efficacité. Les équipes travaillent ensemble simultanément et partagent leurs fichiers en toute facilité.

Les fonctionnalités de sécurité performantes dont l’application Teams est dotée protègent efficacement les données de l’entreprise. La confidentialité des communications est également assurée.

Configuration et utilisation de Teams

Pour la gestion des projets en entreprise, Teams fait partie des solutions Microsoft qui démontrent une grande efficacité. En particulier, la plateforme se révèle utile pour le suivi des projets et le partage des documents en simultanée. Il ne faut pas oublier non plus la communication possible entre les membres de l’équipe.

Il est tout à fait envisageable d’intégrer Teams avec des outils de support client. Dans cette éventualité, les membres de l’équipe et les clients ont la possibilité de communiquer plus facilement.

Teams intervient également dans la formation et l’onboarding. Dans ces cas, l’application peut servir pour l’organisation de sessions de formation en ligne. Elle est aussi utilisée pour le partage des ressources et l’évolution des employés récemment recrutés.

S’agissant de la communication entre les équipes, l’application Teams s’avère là encore complètement pertinente. En y ayant recours, celles-ci sont en mesure de communiquer en toute facilité, sachant que le partage de documents et d’informations s’effectue sans danger.

Il convient d’appliquer certaines règles pour utiliser Teams efficacement. Ainsi, il y a lieu de prévoir une structure claire pour les canaux et les équipes. La navigation et la communication s’en trouveront facilitées. Il ne faut pas hésiter à employer les mentions en cas de nécessité. Par exemple, si l’on souhaite que les membres de l’équipe prennent en considération les messages importants ou les tâches à effectuer.

Par ailleurs, il est souhaitable que les équipes privilégient le partage d’écran et la visioconférence lors des réunions. Cela favorise l’engagement et la collaboration. En outre, les applications tierces gagnent à être exploitées. Celles-ci ont été spécialement conçues pour améliorer la productivité et pour obtenir un espace de travail sur mesure. Les équipes doivent aussi recevoir une formation suffisante pour pouvoir exploiter le plein potentiel des fonctionnalités de Teams.

Microsoft Teams se révèle un outil d’une grande performance pour la transformation digitale. Cependant, un trop grand nombre d’équipes ou de canaux peuvent complexifier son utilisation. Dans ce cas, il existe tout de même une solution, Powell Teams, qui permet une gestion et un contrôle accrus de l’application.

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