Comment utiliser Excel pour faire des calculs ?

Vous avez beaucoup entendu parler de Microsoft Excel, car vos amis et collègues l’utilisent pour effectuer des tâches plus ou moins complexes liées au travail. Surpris par cela, vous avez également téléchargé ce fameux tableur et vous essayez maintenant de comprendre comment utiliser Excel pour faire des calculs, afin d’en tirer le meilleur parti. Des conseils peuvent être appliqués aussi bien à la version classique d’Excel pour Windows et MacOS qu’à sa version web et à son application pour smartphones et tablettes. 

A. Faire des calculs arithmétiques simples

Microsoft Excel est un logiciel bien connu qui permet de gérer des données et d’effectuer des calculs de toute nature à l’aide de celles-ci, grâce à des formules et des outils de toutes sortes. Les calculs peuvent être effectués de la même manière via la version informatique classique d’Excel que via sa version web ou son application pour Android et iOS. Si vous devez faire des calculs arithmétiques sur des données dans un tableur, sachez que les étapes à suivre sont simples et ne prennent que quelques instants. En général, il faut utiliser l’opérateur = comme premier terme dans une cellule, pour faire comprendre à Excel qu’il doit effectuer un calcul. Ensuite, vous devez transcrire la formule de calcul. En ce qui concerne les formules arithmétiques, il suffit de sélectionner la cellule qui concerne le premier terme de l’opération. Ensuite, vous devez indiquer le signe de l’opérateur arithmétique : le symbole de la somme algébrique, le symbole pour la soustraction, le symbole * pour la multiplication ou le symbole et pour la division. Ensuite, vous devez indiquer le deuxième terme de l’opération en sélectionnant la cellule contenant les données. En appuyant sur la touche : Entrée du clavier, Excel effectuera automatiquement le calcul et affichera le résultat de l’opération. Imaginez que vous avez un ensemble de données dans les colonnes A et B. Pour effectuer une opération arithmétique, passez à la colonne C et sélectionnez la cellule à côté des deux premières données des colonnes A et B : la cellule C2, car en C1, le libellé de la colonne est indiqué. À ce stade, en appliquant ce qui a été dit dans les paragraphes précédents, si vous voulez faire une somme algébrique des valeurs de A et B, vous devez écrire la formule =A2 B2 dans la cellule C2. Après avoir appuyé sur la touche : Entrée, le résultat s’affiche. Pour reproduire la formule dans toute la colonne C, il n’est pas nécessaire de la réécrire pour chaque cellule, mais il suffit de faire glisser et de déposer les valeurs de la cellule C2 dans les cellules ci-dessous, en utilisant l’icône dans le coin inférieur droit de la cellule. Sur Excel, en ce qui concerne la somme algébrique, il existe l’outil de sommation automatique, dont le bouton est présent dans l’onglet Accueil et dans l’onglet Formules. Une fois que vous avez inséré la fonction appropriée dans la cellule, vous devez indiquer la plage de cellules pour effectuer le calcul et appuyer sur la touche : Entrée.

B. Utiliser des formules pour faire des calculs

Outre les opérations arithmétiques, d’autres types de calculs peuvent être effectués sur Excel, qui peuvent concerner la trigonométrie, les statistiques ou les opérations de recherche ou de logique, pour ne citer que quelques exemples. Pour utiliser une formule pour effectuer des calculs sur Excel, vous avez deux possibilités : la taper manuellement si vous connaissez ses opérateurs et sa structure ou vous appuyer sur l’outil : Excel automatique, auquel vous pouvez accéder par le bouton approprié dans la barre de menu. Si vous utilisez : Microsoft Excel sous Windows ou MacOS, vous trouverez la touche Insérer fonction dans l’onglet : Formules en haut. Dans la case indiquée, localisez ensuite la formule que vous souhaitez utiliser et appuyez sur la touche : OK pour saisir les données selon les instructions à l’écran. Une procédure similaire peut également être effectuée sur : Excel Online en localisant la touche Fonction dans l’onglet Insertion. Pour Android et iOS, en revanche, les formules peuvent être ajoutées à l’aide de l’élément : Formules du menu déroulant en bas d’un smartphone ou dans l’onglet en haut d’une tablette. Dans les prochains chapitres, voici, comment effectuer des calculs simples ou complexes dans un tableur Microsoft Excel.

1. Apprendre à connaître les opérateurs

Avant de commencer à vous parler de la façon de faire un calcul à l’aide de formules Excel, il est important de parler des différents opérateurs qui peuvent vous aider dans votre démarche. Tout d’abord, toutes les fonctions commencent par un terme spécifique qui représente la formule elle-même. Par exemple, si vous voulez utiliser une fonction qui renvoie une valeur basée sur une certaine condition : par exemple la valeur : y si la condition est vraie ou la valeur : x si la condition est fausse, vous devez utiliser celle appelée SE. Son opérateur de reconnaissance, à utiliser immédiatement après le symbole =, est juste SE(), avec entre parenthèses les arguments qui permettent le traitement du calcul, c’est-à-dire les coordonnées des cellules à prendre en compte pour le calcul. Dans l’argument d’une fonction, il faut utiliser des opérateurs qui ont des utilités différentes selon la formule que vous utilisez ou le type de calcul que vous voulez faire. Par exemple, il existe des opérateurs de comparaison qui visent à comparer deux valeurs. Outre les opérateurs, il en existe d’autres qui concernent la concaténation de valeurs entre deux cellules ou la combinaison d’intervalles. Maintenant, que vous savez mieux quelles sont les formules et quels sont les opérateurs qui vous seront utiles dans leur composition, il est temps de passer aux chapitres suivants, où il vous sera expliqué comment faire des calculs simples ou complexes avec des formules Excel.

2. Faites des calculs simples avec des formules

Si vous voulez faire un calcul simple avec des formules Excel, il vous sera expliqué dans les prochains paragraphes comment écrire une fonction sans faire d’erreur.

 On suppose que pour obtenir un certain résultat, il faut savoir ce que l’on veut. On vous donne un exemple pour comprendre, si vous voulez connaître une valeur moyenne, minimale ou maximale entre une série de données :  vous utiliserez sûrement les fonctions MED(), MIN() ou MAX() respectivement. Si, en revanche, vous souhaitez qu’une certaine valeur vous soit indiquée au cas où une condition que vous spécifiez se produirait, vous utiliserez la fonction SE(). Trouver la fonction qui vous convient est facile, si vous savez théoriquement quel type de calcul vous devez faire pour obtenir le résultat souhaité. Sinon, quels que soient vos efforts, pour certains types de calcul, il peut être difficile d’appliquer une formule sans aide. En général, si vous ne connaissez pas votre chemin, faites une recherche sur Google, en décrivant brièvement votre question, pour trouver des exemples qui peuvent vous aider à résoudre votre problème. Par exemple, si vous écrivez sur Google comment rechercher une valeur dans une formule Excel, vous trouverez quelques suggestions pour utiliser les fonctions : Search(), Index() ou Compare(). Cela dit, pour utiliser correctement une fonction : Excel, après l’avoir trouvée dans le menu, suivez les instructions à l’écran pour indiquer la plage de valeurs, les sujets et toute autre donnée requise. Par exemple, si vous voulez utiliser la fonction SE(), la procédure est simple. Comme premier terme, vous devez indiquer la condition, puis la réponse de la fonction dans le cas où la condition est vraie et, enfin, la réponse dans le cas d’un résultat négatif. La formule a une telle structure =SE[argument], [condition vraie], [condition fausse]. En appliquant un exemple pratique, vous verrez à quel point il est facile d’utiliser cette formule. On dit que vous avez une série de valeurs non nulles dans la colonne A et que, dans la colonne B, vous voulez obtenir un résultat qui indique visuellement si les valeurs de A : sont positives ou négatives, pour ce faire, compte tenu dans le chapitre sur les opérateurs, vous devez écrire la formule =SEA1>0, POSITIF, NEGATIF. Ainsi, si la valeur de A1 est supérieure à zéro, en B1, vous lirez POSITIF. Sinon, pour les valeurs négatives, vous lirez NÉGATIF ?

3. Faire des calculs complexes avec des formules

Maintenant, que vous avez bien compris comment écrire une formule simple dans une cellule Excel, disant que vous devez faire un calcul complexe que, avec une seule fonction, vous ne pourriez jamais faire. À ce stade, vous devez nécessairement en concaténer plusieurs pour atteindre votre objectif. Cette opération est la partie la plus complexe d’Excel, qui n’est pas toujours facile à mettre en pratique. Voici, en détail comment créer un calcul complexe en utilisant la combinaison de plusieurs formules dans Excel. 

Vous devrez peut-être organiser un événement pour permettre aux gens de suivre des cours. Cette participation dépend de leur groupe d’âge et, par conséquent, le prix varie en fonction du cours et de l’âge. Cet exemple peut être résumé comme suit. Votre objectif est donc de connaître le montant que chaque utilisateur devra payer lorsqu’il se présentera au cours, en tenant compte des réservations qui ont été faites, de manière tout à fait automatique, afin de ne pas risquer de faire des erreurs. Pour ce faire, vous devez créer un tableau dans : Excel avec la colonne A contenant tous les noms des participants, la colonne B les dates de naissance et la colonne C le type de cours auquel ils souhaitent assister. Pour les données de la colonne C, vous pouvez vous faciliter la tâche en créant une liste prédéfinie. Cela dit, il est temps de créer la formule, dans la colonne D, qui vous permettra de voir le montant que chaque participant devra payer pour le cours. Ce type de calcul implique l’utilisation combinée des fonctions SE(), E(), VALUE(), RIGHT() et TEXT(). Pourquoi toutes ces fonctions sont-elles utilisées ? La fonction SE() est celle qui permet de fixer toutes les conditions pour vérifier les paramètres indiqués dans les paragraphes précédents et, comme il y a deux conditions à vérifier : année de naissance et type de cours, vous devez également utiliser la fonction E(). En outre, la date de naissance est au format jj/mm/aaaaa et, par conséquent, il sera difficile de fixer une condition si l’année de naissance n’est pas extraite de la date entière. Pour cette raison, vous devez utiliser les fonctions VALUE(), RIGHT() et TEXT(). La fonction TEXT() est celle qui permet de convertir la date en une chaîne de texte, la fonction RIGHT() permet d’extraire les quatre premiers caractères d’une chaîne à partir de la droite, tandis que VALUE() reconvertit tout en une chaîne de texte. Ce dernier n’est en fait pas nécessaire, mais on le signale simplement pour éviter des erreurs ou des anomalies dans la chaîne générée. Cela étant dit, la formule pour extraire l’année de naissance de la date sera la suivante. Quant à la formule de vérification des conditions, vous devez définir une concaténation entre SE() et E(), avec un exemple comme celui-ci =SE : E(argument1; argument2);50 [boucle de vérification]. La fonction E() nécessite plusieurs arguments séparés par le symbole du point-virgule. Dans ce cas, en argument1 vous mettrez la formule pour l’extraction de l’année de naissance qui a des valeurs inférieures ou égales à 1995, tandis qu’en argument2 vous indiquerez la vérification du cours avec l’expression C2=”Cours 1″. La vraie condition de cette formule est que le montant 50 doit être indiqué, tandis que s’il est faux, il faut créer une boucle de vérification, en concaténant une autre formule égale à la précédente, mais qui présente l’autre condition de vérité. Cette boucle sera créée quatre fois, car il y a quatre cas analysés.

C. La formule finale qui sera créée sera la suivante.

L’exemple est simple, mais il s’agit d’un calcul complexe des données disponibles. Cette formule pourrait être étendue dans le cas de plusieurs conditions, telles que la demande d’un ticket repas ou la demande d’une attestation de participation en format papier qui augmentera le prix, plus de groupes d’âge ou plus de cours. En général, Microsoft Excel offre la possibilité de créer des formules complexes, qui vous permettent d’obtenir des résultats sur les données d’un tableau en quelques étapes. Par exemple, vous pouvez créer des tableaux pour le calcul automatique du code des impôts ou des tableaux qui génèrent automatiquement différentes données en fonction de plusieurs ensembles de données.