Fraude aux notes de frais : comment l’employeur peut l’éviter ?

Fraude aux notes de frais : comment l’employeur peut l’évite

Environ 60% des collaborateurs qu’on interroge ont la maîtrise des méthodes de fraude sur leurs notes de  frais et près de 15% des entreprises sont touchées. Le risque de fraude est permanent et la tentation est assez grande. Il s’agit alors d’un fléau qui peut être très coûteux tant pour les grandes structures que pour les PME. Par an, on peut estimer ces différentes fraudes à près de 730 euros en moyenne par salarié suivant un rapport de Captio (1).

Il est important de noter ici que de nombreux facteurs amènent les collaborateurs à frauder aux notes de frais. On peut citer entre autres : la tentation de la rémunération supplémentaire que procurent les notes de frais, les collaborateurs peuvent se sentir frustré au sein de l’entreprise en considérant que celle-ci ne les valorise pas comme il se doit pour justifier une honnêteté sans failles de leur part, les collaborateurs peuvent penser que le surplus de temps perdu du fait de la procédure de remboursement de leurs frais professionnels doit avoir une sorte de contrepartie financière en retour, ces derniers pensent également qu’il n’est pas  juste d’avancer les frais nécessitant l’accomplissement de leurs activités.

Au regard de tout ceci, les questions qui en découlent sont celles de savoir : quelles sont les fraudes les plus courantes au sein d’une entreprise ? Que faut-il faire pour les éviter ? Quels sont les dispositifs qui peuvent être mis en place ?

Les fraudes aux notes les plus courantes

Fraude aux notes de fraisOn identifie ici plusieurs fraudes aux notes :

Le remboursement d’une note de frais impayée

Ici lorsqu’un professionnel est invité au restaurant, il récupère une copie du reçu de la facture, ce qui lui offre la possibilité d’avoir un remboursement des frais du repas. La même méthode s’observe aussi lorsque chaque convive paie sa facture et par la suite, l’employé récupère pour lui le justificatif de tout le repas. Ainsi, il aura donc un remboursement bien au-delà du montant réellement payé.

La fraude en taxi sur la note de frais

Bon nombre de taxis font leurs factures manuellement ; il suffit d’une gentille demande formulée avec un grand sourire et ça y est ! Le chauffeur inscrira le montant voulu par le collaborateur. On observe dans certaines villes des taxis qui offrent des reçus vierges que le passager complètera par lui-même ; lui donnant ainsi la possibilité de tricher sur la note de frais de taxi très facilement.

Prendre l’avion ou le train pour un voyage d’affaires

Lors des déplacements en avion ou en train et que l’entreprise offre des billets en première classe, qui bien entendu peuvent être remboursés ou modifiés. Il est alors possible pour le salarié qui voyage de les annuler et de se faire rembourser les billets en première classe pour en obtenir en deuxième classe. Le voyageur obtient alors une différence de prix qui lui est profitable et substantielle.

La conversion des devises

Quand il s’agit d’un voyage d’affaires aux États-Unis ou en Asie par exemple, l’employé va récupérer les notes de frais libellées en dollars ou en yuan. Il existe des voyages à l’étranger où les gains peuvent aller au-delà de plusieurs centaines d’euros.

Comment éviter les fraudes aux notes de frais

Il ne faut pas faire preuve de naïveté, même avec toutes les précautions que nous allons citer à la suite, il y aura des collaborateurs qui chercheront toujours à frauder pendant leur mobilité.

La mise en place d’une politique de contrôle efficace et rigoureuse

Une fois que vous avez connaissance des fraudes courantes, vous pouvez mieux contrôler les dépenses de vos collaborateurs. Il n’est pas forcément nécessaire de faire des vérifications de façon détaillée de toutes les dépenses effectuées, ce qui impliquerait suffisamment de temps pour des résultats moins sûrs.

Il est conseillé d’établir une politique de contrôle de façon formelle qui pourra optimiser l’efficacité :

–          Les collaborateurs sont informés que toutes les dépenses sont sous contrôle donc ils ne pourront pas abuser.

–          Le risque de fraude aux notes de frais devient limité même s’il est encore possible

–          Le temps consacré à comptabiliser et à contrôler les notes de frais demeure plus ou moins réduit.

Ainsi, tous les mois, il faudra désigner les collaborateurs à contrôler. Il est conseillé de choisir le collaborateur dont les dépenses professionnelles sont le plus élevé tous les mois et aussi près de 20 % des autres collaborateurs pris au hasard.

La numérisation des reçus de paiement

Pendant que plusieurs entreprises gèrent encore leurs notes de frais sous les modèles Excel, certaines sont déjà arrivées à numériser de façon complète leurs gestions de frais. De nos jours, bon nombre de solutions existent pour aider les entreprises dans la gestion de leurs notes de frais (exemple : concur). Partant du logiciel de gestion jusqu’à la carte bancaire d’entreprise, la dématérialisation de la note de frais permet de faciliter le quotidien.

De ce fait, la numérisation de notes de frais présente plusieurs avantages :

Un gain de temps, une vue panoramique sur les dépenses quotidiennes des collaborateurs et une productivité croissante. Toutefois, il ne faut pas oublier que l’employeur devra prendre le soin de justifier les différentes dépenses faites par l’entreprise.

La carte bancaire corporate

Avec les cartes bancaires, les problèmes de fraudes possibles et de gestion des avances de frais sur les paiements seront résolus. De ce fait, toutes les informations sur les dépenses en rapport avec une activité professionnelle seront immédiatement affichées dans le logiciel de gestion lié aux cartes de paiement d’entreprise. Grâce aux cartes bancaires corporate, il est possible de déterminer les règles de fonctionnement de façon rigoureuse :

–          Le calendrier d’utilisation

–          Les plafonds de paiement lié à chacune des cartes (mensuel, hebdomadaire ou encore journalier) ;

–          Les alertes.

Lorsqu’une entreprise fonctionne avec les cartes bancaires corporate de nouvelle génération et une solution de gestion de tous les frais professionnels, elle pourra bénéficier d’une meilleure visibilité sur les différentes dépenses faites par les collaborateurs. Ainsi il n’existera plus de fraude possible concernant les demandes de remboursement de frais de notes.

(1) : selon le rapport 2017 de l’éditeur de logiciels Captio qui a analysé près de 1,9 million de dépenses de quelque 130 entreprises.