Comment traiter une note de frais perdue ?

Comment traiter une note de frais perdue

D’après une étude réalisée en France, près de 3 salariés sur 10 n’ont pas la possibilité de réclamer un remboursement de leurs dépenses professionnelles pour la simple raison qu’ils ont perdu leurs pièces justificatives. Le justificatif est un élément-clé qui rentre dans la procédure de gestion des notes de frais. C’est la raison pour laquelle, il faut précieusement le garder, car on n’en veut pas d’un justificatif qui se perd. C’est une pièce qui assure le remboursement des frais que le collaborateur a engagés. Pour une entreprise qui rembourse les frais professionnels, cette pièce s’avère également être d’une grande importance. En effet, ces notes de frais sont exonérées des charges sociales, raison pour laquelle les autorités en place y font un contrôle très strict.

Il peut arriver qu’un collaborateur ait perdu ses notes de frais, dû au fait qu’il soit pressé, qu’il quitte le restaurant sans les avoir récupérées ou qu’il les a perdues dans une pile de reçus et documents accumulés pendant son déplacement professionnel. C’est donc une perte qui pourrait coûter cher, non seulement pour le salarié qui avancera une demande de remboursement, mais aussi à l’entreprise qui ne saura comment procéder au remboursement dans ces conditions. Ces pertes sont de véritables problèmes dans la gestion de notes de frais. Les conséquences liées à une perte pareille sont très lourdes pour une entreprise, car rembourser des frais de notes en l’absence de justificatifs pourrait être considéré comme un acte de fraude par l’administration fiscale.

De façon théorique, les notes de frais ont l’obligation d’être présentées avec des pièces justificatives pour avoir un remboursement. Le manquement à cette obligation peut conduire à un redressement de la part de l’URSSAF. Autrement dit, le directeur de l’entreprise se voit contraint de payer les montants de frais qu’il aurait réglés auprès de l’URSSAF. L’une des principales sources de redressement de l’URSSAF en France ce sont les notes de frais injustifiées ; elle est représentative de plus de 30 % des cas répertoriés.

Quelles sont les solutions envisageables en cas de perte de pièces justificatives de ses notes de frais ?

La présence d’une pièce qui justifie la note de frais est une garantie pour l’obtention d’un remboursement par la suite. Cependant, par inadvertance, il peut arriver des situations où de nombreux collaborateurs perdent ou égarent leurs notes de frais par exemple les tickets de bus, les notes de restaurants, les factures d’hébergement et bien d’autres pièces encore. Dans ce cas, lorsque le salarié se retrouve sans sa facture afin de justifier de sa note de frais, la dépense qui a été engagée pour le compte de son employeur se verra être considérée en tant que dépense personnelle et ne pourra pas lui être remboursée.

Pas de panique totale, il faut savoir qu’il y’a certaines alternatives qui vont permettre de justifier ces notes de frais et aboutir à un remboursement.

La reproduction du justificatif de la note de frais perdu

Ici, le collaborateur a la possibilité de retourner rencontrer le fournisseur pour que ce dernier lui donne un second justificatif. C’est une alternative qui n’est possible que si le fournisseur en question est accessible et disponible. Ainsi, le salarié pourra alors se déplacer ou alors le contacter par téléphone et lui expliquer toute la situation.

Fournir un relevé bancaire

L’employé peut apporter un relevé de son compte bancaire ou de sa carte personnelle afin de prouver que la dépense a eu bel et bien lieu en donnant des précisions sûres : le montant, la nature de la dépense et la date à laquelle elle a été engagée. Il s’agit d’une solution qui peut être tolérée, même si du point de vue légal elle présente un risque, et est assez rare quand il s’agit de faible montant.

L’attestation sur l’honneur d’une note de frais

Lorsqu’il y a perte d’une pièce justificative lors d’une activité professionnelle, il faut savoir qu’il est possible de produire une déclaration sur l’honneur. Il s’agit d’un document qui se présente sous la forme d’une attestation d’engagement, il a pour but d’attester que l’employé a payé les frais professionnels par le biais de ses propres moyens.

Au même titre qu’une facture, une attestation sur l’honneur d’une note de frais à une valeur à caractère juridique. A cet effet, le salarié a pleinement la possibilité de s’en servir afin d’obtenir un remboursement auprès de son employeur.

Pour rédiger une attestation sur l’honneur d’une note de frais et qu’elle soit valable, il faudra y faire figurer certaines informations obligatoires telles que : l’identité et le poste du missionnaire, la date où la dépense a été effectuée, la nature de la dépense de la note de frais, la signature et les coordonnés du salarié concerné, le contexte afin d’expliquer les faits, et les frais avancés.

Il existe des cas où certaines entreprises demandent à voir le relevé de compte bancaire ou la carte personnelle du collaborateur pour avoir la garantie sur le montant des frais à payer. Il est judicieux de faire très attention au moment de rédiger la déclaration sur l’honneur, une seule erreur peut être contre l’employé et conduire à un redressement.

Une solution intelligente

Il est question ici d’une solution exceptionnelle qui pourra éviter le salarié de faire face à ce genre de problème. La solution intelligente libère le collaborateur de l’enfer lié à la gestion des notes de frais. Il va permettre un gain de temps et épargner ce genre de désagrément. Cette solution vient ainsi sonner  la fin des factures perdues et des demandes de remboursement manquantes.

Ainsi, pour ne pas à vivre le problème de la perte des pièces justificatives, il est conseillé à l’employé de prendre en photo ou de faire un scan de ces différents documents. Lesquels documents devront être enregistrés de façon immédiate dans les applications sur internet dont se sert l’entreprise pour la gestion de ses notes de frais. Il s’agit donc d’une démarche optionnelle qui a pour but de faciliter les procédures de demande de remboursement sur les notes de frais.