Comment comptabiliser l’achat ou la location d’un logiciel pour une entreprise ?

Comptabilisation abonnement logiciel

En matière de logiciel informatique, il en existe 3 catégories précises. Le premier est indissociable au matériel de base. En deuxième lieu, il y a les logiciels propres à un projet et enfin les logiciels qui sont considérés comme autonomes. Par exemple, un logiciel de comptabilité et de paye. L’amortissement suite à l’acquisition de ce type de logiciel dépend de la prévision d’utilisation. Mais d’un point de vue fiscal, cela ne dépasse pas les cinq ans, en fixant ainsi la date d’achèvement du logiciel comme date de début de service. Il est possible aussi de baser les calculs directement à partir des dépenses liées à la création du logiciel et déduire par la suite la durée d’amortissement.

Les logiciels acquis

Dans une perspective d’utilisation durable, les logiciels acquis sont dits immobilisés en compte 205. Cette acquisition peut être vue comme une comptabilisation abonnement logiciel, c’est-à-dire qu’une licence d’exploitation est accordée à une structure. Elle est appelée alors logiciel d’exploitation. Les services de mise à jour ou de maintenance ne sont pas compris dans le package et sont comptabilisés en fonction des besoins. Elles sont considérées comme des logiciels à faible valorisation. Généralement la facture ne dépasse pas une valeur nette de 500 euros. Même si l’utilisateur ne dispose que de la licence d’exploitation, il lui est possible de faire faire des modifications pour accroître la portée de son action. Le calcul de comptabilisation se fera en 205. Mais il faut distinguer la nature même du logiciel, si celui-ci est standardisé ou spécifié. Pour un logiciel à vocation standard, il faut procéder à la déduction des TVA durant la livraison du produit. Il est défini comme étant des biens corporels. Par contre, les logiciels dits spécifiques sont considérés comme la matérialisation d’un service qui sont proposés à un tiers. La régularisation des TVA s’effectue alors durant le règlement des charges lié à l’acquisition du produit. Bien évidemment, un dispositif permet à l’acquéreur de l’amortir sous 12 mois.

Les logiciels associés

Pour pouvoir dire qu’un logiciel est immobilisé, il fait réunir diffère critère. Comptabilisation logiciel et immobilisation sont donc lie à 4 facteurs importants. En premier, l’intéresser doit prouver la pertinence de son projet. Surtout au niveau technique, c’est-à-dire s’il a le bon matériel, les techniciens ou encore les fonds nécessaires pour l’entretenir. Ensuite, de clarifier son objectif dans la durée. En troisième lieu, une projection sur la durée d’utilisation doit être faite par rapport au diffèrent facteur de modification comme les avancer technique, technologique ou encore matériel. Cela peut limite l’utilisation mais elles doivent être anticipées pour optimiser l’amortissement. Et enfin, le but à atteindre doit être bien défini. Cela permet d’anticiper les sur-coups durant les 3 phases de production : la conceptualisation, la production et la programmation et enfin la mise en ligne est suivie d’utilisation. Les modes de comptabilisation reprennent celui des logiciels acquis.

Pour un usage spécifique

Dans le domaine de la vente et du commerce, un logiciel ayant pour objectif de faciliter les transactions est considéré de logiciels spécifiques. Elle peut être utilisée à titre d’exploitation sous location, vendue avec la licence ou encore sous une autre forme. Elle sera donc utilisée à titre de logiciel principal ou mère. Comptabilisation location logiciel est donc faite selon le même principe qu’une acquisition de logiciel à usage standard. Même si son utilisation est considérée comme une prestation de service. La différence se fera ressentir au moment de la perception des TVA. Cela est dû au fait que les logiciels spécifiques et surtout mère sont créés dans le but de faire une commercialisation par la suite. Cette forme de comptabilisation permet une immobilisation au compte 205 avec l’identification des critères d’amortissement, son but, le mode de comptabilisation et enfin le coût de la production.  Plus d’information cliquez ici 

Mode de comptabilisation pour un logiciel à but commercial

Pour un logiciel destiné à être revendu, il peut être traité selon 3 cas. Premièrement, si le logiciel vendu est une variante d’un logiciel principal spécifique ou standard. Tous les documents et support ayant un but pédagogique et de formation liée à l’utilisation sont considérés comme charge à comptabilisé sur le compte 706. Tout autre investissement est considéré comme en-cours de dépense. Deuxièmement, le logiciel est copié d’un logiciel spécifique et répondant à des spécificités que le client à spécifier dans son bordereau de commande. Les sortis d’argent sont alors considérés comme étant uniquement des en-cours. La comptabilisation logiciel se fera en compte 706. Et à cela s’ajoutent les en-cours comptabilisés à la fin de la formation d’utilisation ou à chaque fois que les services d’un créateur sont demandés comme support à l’entreprise acheteuse de logiciels spécifiques ou standards. Et enfin, il y a les logiciels revendus à des autorités publiques. En principe cela résulte fait suite à un appel d’offre du secteur publique pour l’acquisition d’un logiciel qui est pour la plupart du temps des logiciels standards. Elles sont comptabilisées au compte 607 puis en 707.